Een schoon kantoor in 120 minuten (of minder!)

Lezer organisatie probleem: "Mijn bureau was rommelig en mijn vrouw en ik konden daar niet werken. Het werd zo erg dat we onze peuterdochter uit de kamer moesten houden, omdat kantoorbenodigdheden van het bureaublad op de vloer zouden vallen. Zijn er ADHD-vriendelijke manieren om ruim je kantoor op?”

M, een succesvolle webdesigner met ADHD, had er moeite mee controle rommel bovenop zijn bureau in zijn kantoor aan huis. Hij deed freelance werk thuis als hij niet voltijds werkte. M zag de desktop als een alles-in-één inbox, stapel items - bestanden, cd's, computerkabels, T-shirts - op elkaar.

De organisatie-uitdaging

M deelt de werkruimte met zijn georganiseerde vrouw, J, die thuis moest werken. M's rommel liet haar geen ruimte, en dit veroorzaakte wrijving tussen het paar. J vroeg haar man om de rotzooi een jaar geleden op te ruimen, en hoewel ze geen ruzie maakten over de rommel, was J boos over het gebrek aan vooruitgang van M.

Op de vraag hoe hij over het bureau dacht, zei M: "Het is een schande en ik weet dat ik er iets aan moet doen. Ik weet gewoon niet waar ik moet beginnen. "

J reikte naar een professionele organisator om M. te helpen Ze wilde de kamer openen door de rommel te verminderen - en de wrijving tussen haar en haar man met ADHD te minimaliseren.

[Gratis download: Y22 rommelige strategieën voor volwassenen met ADHD]

In minder dan twee uur transformeerden M, J en ik het bureau - en de kamer. Het echtpaar was geschokt over hoe weinig tijd het kostte. M zei half schertsend: "Je hebt ons huwelijk gered." J zei: "Je hebt ons werkleven veranderd."

Stap 1: Sorteer rommel snel in vier categorieën: Keep, Prullenbak / Prullenbak, Versnipperen en Behoort elders.

We gebruikten drie kartonnen bankiersdozen (Keep, Shred, behoren elders) en twee vuilniszakken (Trash and Recycle). Prullenbak / Prullenbak en versnipperen zouden je grootste stapels moeten zijn. Ik noem dit een 'snelle sortering' omdat alles, behalve afval, opnieuw wordt gesorteerd, zodat u snel beslissingen kunt nemen. (30 minuten)

Met deze stap kunnen volwassenen met ADHD het obstakel doorbreken om niet te weten waar ze moeten beginnen en de angst om waardevolle items weg te gooien. U kunt later altijd beslissen of u ze naar een andere categorie wilt overbrengen (bijvoorbeeld van Behoort Elders naar Keep). Als je het niet kunt focus houden stel 30 minuten in timer voor werkperioden van 10 minuten. Neem na elke periode een korte pauze.

[Time Wasters en productiviteitsmoordenaars op het werk]

Stap 2: Voer een gedetailleerd soort items in het vak Keep uit.

We eindigden met papieren, cd's, boeken, elektronische apparatuur (computeraccessoires en kabels) en algemene kantoorbenodigdheden (pennen en paperclips). (10 minuten)

Stap 3: Begin met een eenvoudige taak, om niet overweldigd te raken.

M en ik hebben een huis gevonden voor enkele items uit de Keep-doos. We plaatsten boeken op de boekenplank en kantoorbenodigdheden in bureauladen. Op een boekenplank zijn items zichtbaar maar niet rommelig: u ziet een boekenplank en geen andere objecten wanneer u deze scant.

Bureauladen zijn lastig voor volwassenen met ADHD, die het syndroom van "uit het oog, uit het hart" hebben. De sleutel is om een ​​nietje met benodigdheden van hetzelfde algemene type in een enkele lade te bewaren. Ik had M vaak gebruikte kantoorbenodigdheden in de bovenste twee laden en minder vaak gebruikte computeraccessoires in de onderste lade.

Om het vertrouwen van M en J te vergroten, liet ik ze nog een eenvoudige taak uitvoeren: CD's (of CD-ROM-software) in een CD-portemonnee plaatsen. De portemonnee past mooi op de boekenplank en minimaliseert de ruimte die een cd-collectie inneemt. Ook worden vergelijkbare items gegroepeerd, zodat M en J ze snel kunnen vinden. (7 minuten)

Stap 4: Plaats zelden gebruikte elektronische apparatuur in een oude inbox.

M's Elfa Drawer File, dat hij als inbox gebruikte, hielp hem niet om georganiseerd te blijven. Hij stapelde meer spullen op en vond er minder van. We hebben items (een extra muis, kabels, USB-hub en batterijlader) erin opgeslagen en in een nabijgelegen kantoorkast geplaatst. We hebben een brievenhouder gekocht om als inbox te gebruiken (zie stap 10). M merkte op: "De kamer is al minder rommelig." (5 minuten)

Stap 5: Bestandsdocumenten in een bestandsorganisatiepakket zoals het FreedomFiler systeem.

Dit alles-in-één archiefsysteem elimineert de noodzaak om door stapels papier te gaan om te beslissen wat te bewaren en wat weg te gooien. De kleurcode FreedomFiler laat u weten wanneer u van een document af kunt komen of wanneer u het naar een andere categorie moet verplaatsen. U stelt de bestanden eenmaal in - u hoeft ze niet elk jaar opnieuw te labelen. [De eerste installatie van het FreedomFiler-systeem kan tot een uur duren, hoewel het bedrijf ook een eenvoudigere, voorgemonteerde kit aanbiedt.] (20 minuten)

Stap 6: Items vernietigen in het vak Versnipperen.

Doe het nu - niet doen talmen en wacht tot morgen! (20 minuten)

Stap 7: Adres de prullenmand / Prullenbak.

Als volwassenen met ADHD het afval nu niet weggooien en items recyclen, zullen ze daar weken blijven zitten! (2 minuten)

Stap 8: Verplaats items uit het vak Behoort elders in andere kamers.

Het kan zijn dat je meer dingen weggooit terwijl je probeert een huis te vinden voor alles wat zich op je bureau heeft verzameld. (15 minuten)

Stap 9: Stel een nieuwe inbox in.

We gebruikten een stapsgewijze desktop-organizer met slots voor inkomende e-mail, bonnen voor freelance-werk en informatie over afgestudeerden. De kleine opslagruimtes voorkom dat papier zich opstapelt. De verticale afstand hield ze in het zicht. (5 minuten)

Stap 10: Ontwikkel nieuwe routines.

M opent zijn e-mail dagelijks en slaat deze op in zijn "inbox" -bestand (als er actie vereist is) of in de bestandsorganisatie-kit. Voordat hij 's nachts het kantoor verlaat, ruimt M zijn bureaublad op en bergt dingen op. Hij maakt zijn inbox wekelijks leeg. We hingen een glazen prikbord boven het bureau, waar belangrijke aantekeningen en een kopie van zijn dagelijkse routines te zien zijn.

"Toen we een thuis vonden voor alle rommel, begonnen mijn vrouw en ik gemakkelijker te ademen en weer met elkaar op te schieten," zei M. "Het is grappig hoe rommel je humeur kan beïnvloeden."

Kartonnen bankiers dozen ($ 22 voor 4; staples.com) om te sorteren. Ze zijn stevig - op elkaar gestapeld, ze kunnen 550 pond weerstaan ​​- en worden gemakkelijk afgebroken en weer in elkaar gezet.

Nietjes 15-vel Micro-Cut-papiervernietiger ($ 250; staples.com) helpt u omgaan met stapels die zich ophopen; gebruik een weekschema voor het versnipperen.

FreedomFiler ($ 32; freedomfiler.com) voor onfeilbaar papier archiveren. Het product wordt geleverd met kleurgecodeerde labels en instructies. U levert de hangende mappen, evenals de lade of het vak om de bestanden op te slaan. Als alternatief, de Kant en klaar systeem ($ 140) wordt compleet geleverd met mappen, labels en een krat waarin bestanden worden opgeslagen. U kunt het systeem indien nodig uitbreiden.

Zilveren gaasbrievenhouder ($ 5; containerstore.com) vervangt een inbox. Het heeft afzonderlijke slots voor rekeningen, papierwerk en
lijsten - met het doorzichtige net kun je items snel vinden.

Case Logic 92-capaciteit CD-portemonnee ($ 23; caselogic.com) Gooi juwelendoosjes en leg de CD-portemonnee op een boekenplank, zoals een boek.

Glazen berichtenbord ($ 20; organizedliving.com) houdt takenlijsten en belangrijke informatie in het oog.

Portofino Office-opbergdoos ($ 35; containerstore.com) is de perfecte maat voor het bewaren van persoonlijke brieven en andere speciale items.

Elfa ladebestand ($ 10; containerstore.com) Gebruik het voor extra elektronica en snoeren.

[Hoe ruim ik mijn werk op?]

Bijgewerkt op 6 december 2018