Communicatie op de werkplek: een ADHD-spiekbriefje

Verspreid het woord: effectieve communicatieve vaardigheden zijn cruciaal in elke carrière. Ongeacht de branche of functie, als u weet hoe u uw boodschap kunt overbrengen, krijgt u het gewenste resultaat.

Van het schrijven van e-mails tot het leiden van vergaderingen, werk aan effectief communicatie op de werkvloer met deze tips.

Effectief communiceren op het werk

1. Wat is uw bericht?

• Denk na voordat u bespreekt of ontmoet. Wie is je publiek? Wat wil je dat je publiek meeneemt? Wilt u uw publiek op de hoogte houden van de status van een project? Moet u een wijziging of een probleem doorgeven?
• Identificeer een call-to-action. Je wilt dat je publiek iets doet met de informatie die je hebt verstrekt. Waarom communiceer je anders? Voorbeelden van call-to-action-woorden en -zinnen zijn onder andere: beoordeling; input leveren; goedkeuren; een beslissing nemen; plan; en creëren.
• Wat moet uw publiek weten om te reageren op uw oproep tot actie? Als je je schuldig maakt aan verbale diarree, plan, verfijn en oefen dan je boodschap. Vermijd het herhalen van informatie die uw publiek al kent.
instagram viewer
• Wat is de beste manier om uw boodschap over te brengen? Een vergadering? Een e-mail? Even snel bellen?

2. Breng de boodschap over

Tips voor het schrijven van e-mails

Duidelijkheid en beknoptheid zijn de sleutel tot effectieve e-mails. In dit tijdperk van informatie-overload zullen mensen niet op jacht gaan naar uw bericht.

• Schrijf een duidelijke onderwerpregel met daarin het volgende:
  • het onderwerp
  • [OPROEP tot ACTIE], indien van toepassing
  • eventuele deadline
  • Hier is een voorbeeld van een onderwerpregel: [BESLUIT GEVRAAGD] Project ABC Leveranciersbesluit vóór nov. 16.00 uur ET
• Geef beknopt informatie weer in de hoofdtekst van de e-mail.
  • Begin met de call-to-action. Schrijven, "Ik stuur je dit omdat we tegen [tijd] een beslissing moeten nemen over [x].'
  • Geef alleen relevante informatie. Niet meer dan vijf zinnen is de vuistregel. De lengte hangt natuurlijk af van het onderwerp.
• Maak je e-mail scanbaar.
  • Ga ervan uit dat lezers uw bericht doorbladeren. Opsommingstekens helpen de lezer te begeleiden en moedigen beknoptheid van uw kant aan.
  • Gebruik subkoppen om informatie te groeperen.
  • Markeer, vet en/of onderstreep essentiële tekst.
  • Gebruik spatiëring om tekstblokken op te splitsen.
  • Geef, indien van toepassing, opties en volgende stappen in genummerde vorm.

3. Voer effectieve vergaderingen

• Creëer en selecteer de beste omstandigheden om focus te bevorderen.
  • Elimineer al het mogelijke afleidingen. Vermijd bijvoorbeeld ontmoetingen in een druk café of zelfs in een drukke hoek van het kantoor als geluiden u afleiden.
  • Plan een ontmoeting wanneer je kalm en alert bent. Spreek niet af tijdens het meest stressvolle deel van je dag of wanneer je moe bent en je focus verliest.
• Bereid een getimede agenda voor om de vergadering op schema te houden en vooruit te helpen.
  • Zet relevante en nuttige achtergrondinformatie in uw agenda. Neem eventueel bewijsstukken mee. Kopieer aanwezigen op de informatie als het een grote vergadering is.
• Plan om aantekeningen te maken.
  • Neem de sessie op voor gemakkelijke referentie. U kunt een transcript maken van het audiobestand, hoewel veel tools tegenwoordig het genereren van transcripties in realtime mogelijk maken terwijl een opname bezig is.

[Lees: Hoe om te gaan met werkgroepen]

• Leid de vergadering met de oproep tot actie en het 'waarom'.
  • Kom klaar met een lijst met mogelijke oplossingen om de call-to-action te bereiken.
• Plan voor vragen en bezwaren.
  • Verwacht zorgen. Bedenk proactief oplossingen. Overweeg om meer gegevens op te halen en een bijgewerkt project aan te bieden termijnen, het aanpakken van maatregelen die zijn genomen om problemen te voorkomen, enz.
  • Wees nieuwsgierig over de perspectieven en drijfveren van anderen. Luister naar hun woorden; gebruik hun spreektijd niet om een ​​antwoord te bedenken. Vraag de spreker om specifieke voorbeelden te delen als je die nodig hebt.
  • Geef jezelf de tijd om lastige vragen te beantwoorden. Als je moeite hebt om je gedachten op het moment naar buiten te krijgen, zeg dan: "Dat is een goed punt. Mag ik even nadenken en contact met u opnemen?” Pauzeren is prima; het is veel beter dan een antwoord eruit te flappen en het laat de andere persoon zien dat je genoeg om hem geeft om een ​​grondig antwoord te ontwikkelen.
  • Parafrase om de andere persoon te laten zien dat je begrijpt wat ze zeggen. Inspraak, “Wat ik begrijp uit wat je zei is [x]. Is dat correct?"
• Plan hoe je omgaat met negatieve emoties.
  • Gebruik scripts om de actie te pauzeren. Inspraak, "Ik heb een moment nodig. Kunnen we een pauze van 5 minuten nemen, zodat we onszelf kunnen verzamelen?
  • Oefen eenvoudige ademhalingsoefeningen. Zelfs een paar keer diep ademhalen is voldoende om kalmte te brengen.
  • Houd een lijst bij van positieve affirmaties om jezelf in het moment te vertellen. Inspraak, “Ik focus op oplossingen in plaats van problemen.” En “Ik heb mijn emoties onder controle. Ik kies ervoor om met gratie te reageren.
• Leg beslissingen en resultaten vast. Herformuleer de volgende stappen, verantwoordelijkheden, deadlines en andere belangrijke informatie die uit uw vergadering is voortgekomen.

Communicatie op de werkplek met ADHD: volgende stappen

• Gratis download: 10 regels voor ADHD-proof productiviteit op het werk
• Lezen: Waar focus, vermoeidheid en friemelen elkaar ontmoeten
• bloggen: "Heb ik te veel gedeeld door mijn nieuwe collega's te vertellen dat ik gewoonlijk te veel deel?"

De inhoud van dit artikel is gedeeltelijk ontleend aan het ADDitude ADHD Experts-webinar met de titel "GTD @ Work met ADHD: verwachtingen stellen, deadlines halen en productiviteit verhogen” [Video Replay & Podcast #431] met Linda Walker, PCC, uitgezonden op 15 november 2022.

---

HET VIEREN VAN 25 JAAR TOEVOEGING
Sinds 1998 heeft ADDitude gewerkt aan het bieden van ADHD-educatie en -begeleiding door middel van webinars, nieuwsbrieven, betrokkenheid van de gemeenschap en het baanbrekende tijdschrift. Om de missie van ADDitude te ondersteunen, overweeg dan om je te abonneren. Uw lezerspubliek en steun helpen onze inhoud en bereik mogelijk te maken. Bedankt.

• Facebook
• Twitteren
• Instagram
• Pinterest