Be the Boss: 9 sanity-Saving Strategies for ADHD Executives

Ami is manager bedrijfsontwikkeling voor een financiële instelling. Ze beheert 30 mensen op vestigingen in drie steden. Haar dagelijkse schema bestaat uit veel vergaderingen met klanten en het nemen van individuele en conference calls met de medewerkers die aan haar rapporteren. Haar e-mailinbox is altijd vol, vooral omdat het te lang duurt om antwoorden te schrijven. Ze worstelt met het tijdig voltooien van rapporten. Ami legt de nadruk op prestatiebeoordelingen omdat ze een hekel heeft aan het geven van negatieve feedback aan werknemers.

Jim is projectmanager bij een groot bouwbedrijf. Hij coördineert meerdere projecten en beheert tientallen mensen. De helft van zijn werkdag bestaat uit het plannen van vergaderingen, de andere helft vindt hem gebombardeerd met telefoontjes en e-mails die zijn aandacht vereisen. Zijn kantoor is een puinhoop, wat het uitdagender maakt om al het papierwerk, gegevens en taken bij te houden die u moet doen. Ondanks lange uren werken en in het weekend naar huis werken, kan hij zijn achterstand niet inhalen.

Jim en Ami zijn succesvolle leidinggevenden die goed zijn in hun werk. Zij hebben ADHD. Ze zijn nauwelijks alleen. Er zijn duizenden volwassenen met ADHD in uitvoerende en leidinggevende functies in elk beroep. De uitdaging voor Ami en Jim, en vele anderen in hun positie, is om te leren hun ADHD goed te beheren, zodat hun werk minder stressvol en vermoeiend zal zijn. Hieronder zijn enkele strategieën die ze nuttig vonden.

1. Schrijf uw eigen functiebeschrijving

De meeste werknemers hebben een duidelijk omschreven functie met specifieke doelen en gestructureerde routines. Dit is meestal niet het geval bij uitvoerende functies, waar verwachtingen en verantwoordelijkheden losjes zijn gedefinieerd en een open einde hebben. Als iemand je geen duidelijke, gestructureerde functiebeschrijving heeft gegeven, schrijf er dan zelf een.

Wat zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden van uw werk? Hoeveel tijd moet je aan elk van hen besteden? Wanneer wijs je tijd voor deze prioritaire taken toe in je planning, en hoe breng je je planning in evenwicht om ervoor te zorgen dat prioritaire taken worden uitgevoerd? Welke specifieke prestatiedoelen wilt u bereiken en hoe controleert en beoordeelt u consequent uw vooruitgang?

Een ongestructureerde leidinggevende zal waarschijnlijk overal zijn, afgeleid door kleine dingen en tijdverspilling. Een bijkomend gevaar is dat, zonder realistische verwachtingen en gezonde grenzen, het werk van een leidinggevende gemakkelijk zijn of haar leven kan overnemen. Dat is, zoals Jim ontdekte, een recept voor burn-out.

2. Maak van planning uw topprioriteit

Neem de tijd om te plannen, op lange en korte termijn, en denk na over de whos, whats en whens van een project. Het probleem voor veel leidinggevenden met ADHD is dat ze verstrikt raken in het blussen van branden en geen tijd nemen om vooruit te kijken en effectief te plannen. Het resultaat op lange termijn is vaak een ramp.

Jim ontdekte dat hoe effectiever hij werd in de planning, hoe minder branden hij moest blussen. "Mijn belangrijkste taak als leidinggevende is niet om branden te blussen, maar om te voorkomen dat branden oplaaien." Fundamentele korte termijn taken, zoals vergaderingen, zijn gepland in zijn planner, met mededelingen en herinneringen verzonden naar deelnemers door zijn kantoor assistent. Langere en complexere projecten worden gedetailleerd gepland met behulp van een softwareprogramma voor projectbeheer, zoals Microsoft Project.

3. Minimaliseer afleidingen

Hoe meer een persoon afgeleid is, en hoe meer details hij moet behandelen, hoe groter de behoefte aan een georganiseerde werkomgeving. Maak er een voortdurende missie van om afleidingen op uw bureau en op kantoor te elimineren en te verminderen.

Voor Ami was het grootste probleem de stroom e-mails. Elke keer dat ze stopte om er een te lezen, legde ze uit: "Ik had een verschrikkelijke tijd om weer op de rails te komen." De oplossing was om te geven zichzelf speciale e-mailtijden voor het lezen en beantwoorden van e-mails en om ze te negeren wanneer ze zich moest concentreren op andere geplande taken.

Het probleem voor Jim was dat zijn bureau werd geconfronteerd met een glazen wand, die uitkeek naar het grotere kantorencomplex. De oplossing was om zijn bureau om te draaien, zodat het tegenover een ondoorzichtige muur stond.

Een efficiënte uitvoerende afgevaardigden; een inefficiënte niet. Goed delegeren vereist dat u duidelijk weet welke taken moeten worden gedelegeerd en welke niet. Delegeer taken die iemand net zo goed kan doen als u, om tijd en energie vrij te maken voor taken die uw eigen expertise vereisen. Wees gevoelig in het niet delegeren van taken die een medewerker niet kan beheren en verwelkom eerlijke feedback als die situaties zich voordoen.

Goed delegeren vereist je trots overbruggen. Jim wilde niet delegeren omdat "ik er niet uit wilde zien alsof ik aan het shirken was." Dit was een geval van harder maar dommer werken. Jim negeerde deze gewoonte.

4. Leer wanneer u 'nee' moet zeggen

Er zijn twee belangrijke redenen waarom veel leidinggevenden worden overweldigd door hun werk. Ze kunnen inefficiënt zijn, in welk geval de oplossing is om de productiviteit te verbeteren door middel van coping-strategieën zoals degene die hier worden genoemd. Een tweede reden om je overweldigd te voelen is te veel werk verrichten. De enige oplossing om overmatig betrokken te zijn, is om uw werklast te verminderen. Als het verminderen van een onhandelbare werklast geen optie is, bijvoorbeeld als hoger management het niet eens is, kan de oplossing op lange termijn zijn een andere baan zoeken.

Een effectieve leidinggevende moet zich altijd bewust zijn van wat wel of niet uitvoerbaar is, en toezeggingen doen of verzoeken dienovereenkomstig weigeren. Een terugkerend probleem voor Ami was dat haar baas haar zou vragen problemen aan te pakken zonder rekening te houden met de lopende projecten op haar bureau. Ze moest en deed uiteindelijk assertief worden en het haar baas vertellen, "Ik kan dit regelen, of ik kan ervoor zorgen, maar ik kan niet beide doen."

Een ander probleem was te veel verzoeken van mensen die zich bij haar melden om telefonische vergaderingen of andere geplande evenementen opnieuw in te plannen. Dit gooide haar eigen schema in chaos en ze moest nee zeggen tegen dergelijke verzoeken.

5. Wees goed, niet perfect

Nadat u uw dag hebt bekeken, geprioriteerd en gepland, doet u uw best om de taken te voltooien binnen de tijdslimieten die u eraan hebt toegewezen. Ami had de neiging om in kleine details te verdwalen en klaagde: "Ik probeer altijd informatie opnieuw te ordenen" om rapporten of e-mails perfect te maken. Haar perfectionisme, gekoppeld aan haar afleidbaarheid, vertraagde haar productiviteit tot melasse snelheid. Het was alleen door zichzelf te dwingen om op schema te stoppen - door een alarm in te stellen om haar te waarschuwen dat ze 10 had minuten over en dan stopte ze met de taak toen de tijd om was - dat ze in staat was om bovenop haar zware te blijven werkdruk.

6. Houd vergaderingen kort en gericht

Of u nu een interne of externe vergadering runt, bereid altijd een beknopte agenda voor en houd u eraan. Dit helpt u niet alleen om de informatie te ordenen, het bespaart iedereen tijd. Houd de vergadering strak op het onderwerp gericht en stuur het gesprek terug naar de agenda wanneer anderen (of jij!) Uit de koers raken.

7. Maak je geen zorgen over prestatiebeoordelingen

Veel mensen met ADHD zijn mensenliefhebbers en gevoelig voor het ongemak of de pijn van anderen. Ami's ongemak met prestatiebeoordelingen kwam voort uit haar bezorgdheid dat het ontvangen van opbouwende kritiek maakt sommige mensen ongemakkelijk. Ze stopte met uitstellen toen ze een functioneringsgesprek heroverweeg als een kans om les te geven, niet als een confrontatie. De evaluatie werd een gelegenheid om haar werknemers te vertellen hoe ze effectiever in hun werk konden zijn.

8. Voorzie jezelf van brandstof

Als je in de verleiding komt om door de lunch te werken, niet doen. Het handhaven van een gezond bloedsuikergehalte is essentieel voor aandacht en concentratie. Naast voeding helpt de korte vrije tijd die een lunchpauze biedt mentale vermoeidheid in de middag voorkomen.

9. Plan routinetaken in

Alledaagse taken worden vaak vermeden of vergeten tenzij ze gewoontes worden. Routineer lopende verantwoordelijkheden door een procedure te implementeren die u volgens een vast schema volgt. Elke vrijdag tegen 12.00 uur inleveren. Vraag uw kantoorassistent om u eraan te herinneren als u dit vergeet of uitstelt. Deze verandering hielp Jim en Ami om op de hoogte te blijven.

Bijgewerkt op 16 december 2019