38 apps en add-ons die mijn productiviteit hebben getransformeerd

Apps kunnen de hersenen van iemand met een aandachtstekortstoornis gemakkelijk overweldigen en overstimuleren (ADHD of ADD). In de loop der jaren heb ik persoonlijk bijna 1.000 apps gedownload - en veel geleerd over waar produktiviteit onderweg. Hier zijn de apps die een vaste plek in mijn toolbox hebben gevonden - en waarom u bij het zoeken naar de "perfecte app" waarschijnlijk te hard voor uzelf bent.

Wat zijn de limieten van apps?

Apps zijn geen zilveren kogels. Er is geen app die onze uitdagingen oplost. Maar er zijn sites, zoals Als dit, dan dat en Zapier die een foto kan toevoegen aan een Dropbox-map wanneer iemand mij tagt op Facebook. Apps doen een aantal magische dingen, maar voor elke app, elk hulpmiddel en elke agenda moeten we ons ermee bezighouden. Met takenlijst-apps kunt u eenvoudig uw ideeën vastleggen en uw lijst delen met uw familie of team. U kunt de items herschikken, ze in kolommen plaatsen, een kleurcode geven, foto's toevoegen en ze naar u e-mailen of sms'en. Maar geen to-do lijst-app zal de taak voor u doen.

Als u uw productiviteit wilt verhogen, besteed dan aan het begin van elke dag minstens vijf minuten aan het plannen van uw dag. Controleer en update uw plan vijf keer gedurende de dag. Het maakt niet uit welk hulpmiddel u gebruikt. U kunt papier, een bullet journal, een droog uitwisbaar bord of een app gebruiken. Als u uw bedoelingen plant en beoordeelt, bespaart u altijd later tijd.

Zelfs als we iets moeten doen dat niet urgent is, moeten we die taak nu vastleggen. Als je meer resultaten wilt bereiken, blijf je de hele dag door je lijst bekijken. We moeten accepteren dat we worstelen met CRS - Can't remember Stuff. Als we dat feit accepteren, kunnen we een actieplan opstellen om onze plannen te herzien.

Ik kijk letterlijk 30 keer per dag naar mijn agenda en mijn takenlijst. Mijn agenda blijft geopend op een van mijn computerschermen. Wilt u een extra scherm voor uw agenda? Heb je een tablet? Download de app Duet. Hiermee kunt u uw tablet of smartphone in een tweede of derde scherm veranderen. Ik heb vier schermen.

[Je verspilt tijd. Deze apps kunnen helpen.]

Heb je een ongebruikte tv? Misschien kunt u dat ook in een monitor veranderen. U hebt een speciale kabel nodig. Google uw tv-model en uw computermodel met de term 'tweede monitor'. (Als u kinderen hebt, vraag het hen.)

Welke apps zijn het beste voor het beheren van een takenlijst?

Als het gaat om takenlijst-apps, zijn er veel opties. Het goede nieuws, en misschien het slechte nieuws, is dat je er zoveel kunt gebruiken als je wilt. Schakel elke week of elke dag om voor uw dagelijkse activiteiten, als u dat wilt. Als je een mix wilt maken van waar je takenlijst voor de dag of week leeft, ga er dan voor. Ik doe.

Omdat ik met een team werk, waarvoor het delen en delegeren van taken is vereist, gebruik ik Asana. Ik gebruik het al meer dan een jaar. Ik ben er niet dol op, maar het werkt goed genoeg. Met Asana kunt u uw projecten op twee manieren instellen - als een lijst met kopteksten of als boards, ook wel KanBan-boards genoemd. Ik hou van boards omdat ze visueler zijn. Ik hou ook van het feit dat ik een foto aan het bord kan toevoegen en een taak in meerdere projecten tegelijk kan hebben. Als ik het op één plaats afrond, wordt dat op andere plaatsen weerspiegeld.

Ik heb verschillende projectborden in Asana en ik doe het grootste deel van mijn dagelijkse / wekelijkse / maandelijkse / kwartaal- en jaarplanning ook in boards. Mijn projecten hebben het jaar in elke kop en elke kolom heeft de volgende kop: "Vandaag", "Deze week", "Volgende week", "Deze maand", "Volgende maand" en "Dit kwartaal". Beschouw de items in elke kolom als flexibel. Ik beweeg dingen altijd heen en weer. Met deze opstelling kan ik de bomen en het bos tegelijkertijd zien. En net als bij mijn agenda, bekijk en update ik Asana vele malen per dag.

[Zoals een personal trainer voor je hersenen]

Een ander hulpmiddel, vergelijkbaar met Asana, is Trello, waardoor de boards kunnen communiceren. Deze interfaces zijn als digitale notitiekaarten die u tussen kolommen kunt verplaatsen. Je kunt niet fout gaan met een van deze. Vergeet echter niet dat u de taak moet uitvoeren.

Welke kalender-apps werken voor ADHD-hersenen?

Het maakt niet uit of uw agenda online of op papier is. Waar het om gaat is dat je het gebruikt, je neemt het mee en je kijkt er elke dag naar. Houd het buiten en houd het open. Je agenda is je vriend.

Ik ben een online kalender-hoofdgebruiker. Ik gebruik iCal, dat praat met Google Agenda, met de iCal van mijn vrouw en met mijn online afsprakenplanner, ScheduleOnce. Op mijn iMac gebruik ik iCal, maar ik gebruik de Google-kalenders die in iCal worden geïmporteerd. Op mijn iPhone en tablets gebruik ik Kalenders 5.

Net zoals ik de zaterdag niet zou aanbevelen New York Times kruiswoordpuzzel in pen, ik zou op mijn papieren kalender in potlood schrijven. Onze agenda en onze takenlijsten bieden ons flexibiliteit. Niemand krijgt alles op hun takenlijst gedaan. Als je iets opslaat, maar het wordt nog niet gedaan, zoek dan een andere tijd in je agenda om het te doen.

Hoe het opzetten van systemen uw productiviteit kan verbeteren

Een grote les die ik heb geleerd als een productiviteitsnerd is afkomstig uit boeken, zoals Doel uitstellen, E-Mythen Het ene ding. Ik leerde de waarde en kracht van systematisering. Als ik vijf minuten nodig heb om op één e-mail te reageren en ik elke dag op 10 e-mails reageer, kan ik beter twee uur direct aan een e-mail doorbrengen als ik het kan systematiseren. Mijn favoriete hulpmiddel voor dit soort dingen is TextExpander. Hiermee kunt u uw eigen snelkoppelingscode maken en wanneer u die code typt, wordt deze uitgebreid naar een grotere reeks tekst. U kunt sjablonen maken met invullingen, vervolgkeuzemenu's en dergelijke. Er is een beetje een leercurve, maar volgens mijn gebruikersstatistieken heb ik 40 uur werk bespaard.

Beste e-mailapps

Uw e-mailinbox is een lijst met prioriteiten van anderen. Zeggen dat ik niet van e-mail houd is een understatement. We krijgen er teveel van. Hoezeer ik de telefoon ook niet leuk vind, vanuit het oogpunt van tijdsbesparing zouden veel van de e-mails die we verzenden of beantwoorden sneller op de telefoon kunnen worden verwerkt.

Stel een tijd in om uw e-mail te controleren, te verwerken en te beantwoorden. Doe dit eerste ding niet in de ochtend. Schakel voor uw brein uw e-mailmeldingen uit. Als je baas vereist dat je ze aanhoudt, is het misschien de moeite waard om daarover een gesprek te voeren.

U wilt geen belangrijke e-mails missen, dus stel e-mailfilters in. E-mailfilters helpen u prioritaire e-mails te identificeren, evenals nieuwsbrieven, spam en minder belangrijke e-mail. Ik ga hier niet uitleggen hoe dat te doen, maar er is een kleine website genaamd YouTube dat kan je laten zien hoe. Zoek naar e-mailfilters en uw e-mailprovider (Gmail / Yahoo / Outlook) en u vindt video's over hoe u dit kunt doen. Een man genaamd Steve Dotto heeft een heleboel geweldige technische video's.

Een ander hulpmiddel voor het verwerken van e-mail wordt genoemd unroll.me. De app rolt al uw e-mailnieuwsbrieven van uw abonnement in een dagelijkse of wekelijkse samenvatting. Hiermee kunt u zich ook afmelden voor e-mails die u niet langer wilt.

De laatste tool voor e-mail is voor Gmail. Het heet Postvak IN. U kunt een e-mail snoozen en deze op tijd of op locatie bovenaan uw inbox laten verschijnen. Als ik zie dat ik een belangrijke e-mail heb ontvangen waarop ik moet reageren wanneer ik naar mijn kantoor kom, snooze ik dit op basis van locatie. Andere apps doen dit ook, dus als u geen Gmail-gebruiker bent, logt u in bij uw app store en kijkt u of uw e-mailprovider deze functie heeft. Het is een echte hulp om jongleurs te e-mailen.

Welke apps delen, bewaren en bewaren e-mail?

Dropbox maakt het opslaan, delen en opslaan van bestanden eenvoudig, en ze hebben een nieuwe functie uitgeroepen genaamd Smart Sync. Al uw bestanden verschijnen alsof ze op uw computer staan, maar ze leven eigenlijk in de cloud. Dit is handig als u meer dan twee terabytes aan bestanden hebt en op meerdere computers werkt.

Ik ken mensen die vijf verschillende gratis cloudprogramma's gebruiken, omdat ze niet willen betalen voor bestandsopslag. Als je dat kunt, krijg je meer kracht. Maar ik moet nog iemand ontmoeten met ADHD die kan bijhouden wat waar naartoe gaat.

Kunnen apps mijn schrijven verbeteren?

Mijn zoon is zes jaar oud. Hij is zeer begaafd en is een geweldige speller. Dat krijgt hij niet van mij. Grammarly is een webplug-in die helpt bij spelling en grammatica wanneer u online typt. Als je “dan” vaak verwart met “dan”, zal Grammarly je vertellen. Als je een komma nodig hebt, of er een onnodig gebruikt, zal Grammarly dat ook zien.

Apps die u helpen bij het blijven werken

Ik was niet van plan over koptelefoons te schrijven, maar toen ik nadacht over welke technologie ik afhankelijk ben, besloot ik deze op te nemen. Voordat ik mijn kocht Bose QuietComfort 35 hoofdtelefoon met ruisonderdrukking, Ik was een jaar lang op zoek naar een koptelefoon. Ik zag deze hoofdtelefoon met een prijskaartje van $ 400 als een luxe, hoewel ik ze het grootste deel van de dag draag. Ik gebruik ze voor podcasting en mijn online coachinggroepen. Ik wist niet hoeveel deze koptelefoon auditieve afleiding zou elimineren. Je kent het gezegde: "Ooit een luxe, nu een noodzaak"? Mijn Bose-hoofdtelefoon is dat geworden. Als ze verloren of kapot zouden zijn, zou ik er niet twee keer over nadenken om ze te vervangen.

Welke apps kunnen de ADHD-hersenen vernieuwen?

Op mijn beoogde tijd naar bed gaan is een levenslange strijd geweest. Het probleem met te laat naar bed gaan komt wanneer dat alarm afgaat. Als we in een diepe slaapfase zijn wanneer het alarm afgaat, zijn we de eerste paar uur van de dag suf. We gaan de dag door in een hersenmist, en als we de avond willen afsluiten, worden onze hersenen wakker en gaat de cyclus verder.

Ik noem het de "ADHD-productiviteits slaapcyclus": we blijven laat op om het werk af te maken, dus we zijn moe en hebben moeite om ons de volgende dag te concentreren, dus we blijven laat op om het werk af te maken.

De Slaapcyclus app geeft ons een manier om dit patroon te onderbreken. De app bepaalt de kwaliteit van onze slaap met behulp van de versnellingsmeter in uw smartphone. De intelligente alarmfunctie maakt u wakker op basis van uw slaapfase. Als je om 07.00 uur wakker moet worden, zal Sleep Cycle je binnen een 20-30 minuten venster wakker maken op basis van je lichtste slaapfase. Ik gebruik deze app al drie jaar en ik ben er dol op.

Hoe kan ik op tijd zijn voor vergaderingen?

Volgende vergadering voor Mac OS is een kleine widget die in de rechterbovenhoek van uw scherm bij de klok en WiFi-balk leeft. Het laat je weten hoe lang je nog hebt tot je volgende vergadering. Het synchroniseert met Google Agenda en iCal. Als uw vergadering over twee minuten begint, zal het u vertellen dat uw vergadering nu is, wat erg nuttig is. U kunt uw meldingen op uw computer uitschakelen en uw volgende vergadering niet missen.

Ik hou van technologie, productief zijn en nieuwe dingen leren. Als een gedreven, nieuwsgierige, op groei gerichte persoon, die ADHD heeft en falen als feedback heeft leren zien, kan ik dit zeggen: de weg naar een geweldig leven is niet eenvoudig. Er is geen app die onze ADHD-hersenen opnieuw kan bedraden. Maar als we nieuwsgierig blijven, compassie voor onszelf hebben en ons richten op incrementele groei, kunnen we een geweldig leven leiden. Het kan moeilijk zijn, maar dat is OK. We kunnen harde dingen doen.

---

Add-ons die Google Chrome verbeteren

Als u Google Chrome gebruikt, is er een app store dat er veel nuttige widgets, apps en extensies voor heeft. Dit is wat de luisteraars van mijn podcast (ADHD opnieuw bedraad) zeggen dat ze gebruiken:

Wachtwoord managers

• 1Password
• LastPass

Schrijven / Grammatica / Communicatie

• Boemerang en Boemerang kalender. Twee Gmail-plug-ins die e-mails bijhouden en vergaderingen plannen in uw e-mail.
• Grammarly (zie hierboven).
• Snap & Read Universal. Tekstlezer die vocabulaire vereenvoudigt, tekst vertaalt, ontoegankelijke tekst leest.

Afleiding verminderen / Focus vergroten

• stuwkracht. Een startscherm dat vraagt: "Wat is uw hoofddoel voor de dag?" Als u reageert, wordt u eraan herinnerd telkens wanneer u een nieuw tabblad opent.
• Facebook nieuws feed blocker
• AdBlock
• uBlock Origin. Wanneer uw internet traag is, maakt dit de bandbreedte vrij die advertenties in beslag nemen.

Te veel open tabbladen beheren

Er zijn veel geweldige Chrome-extensies voor dit veelvoorkomende ADHD-probleem:

• OneTab. Verwijdert extra tabbladen.
• Sessie Buddy. 100 browsertabs? Ze zijn geschiedenis!
• De grote jarretel. Hiermee worden browsertabbladen verwijderd, zodat ze geen tonnen geheugen kunnen opslokken. Een simpele muisklik herlaadt de pagina.
• Toby. Een extensie voor tabbeheer.

Afleiding zonder afleiding

• CleanPrint. Hiermee kunt u een tekstversie van een online artikel afdrukken. Geen foto's. Geen advertenties.

Uw werk bijhouden

• backstop. Schakelt de backspace-knop uit om de browser te activeren om naar een vorige pagina te gaan. Als u werk bent kwijtgeraakt bij het invullen van een online formulier omdat u door backspace bent teruggegaan, is dit een geweldige uitbreiding.
• Pomodoro-timer
• Pomodoro-assistent

Artikelen en websites organiseren voor later

• Zak. Slaat webpagina's op.
• Evernote. Maakt het gemakkelijk om artikelen van webpagina's vast te leggen en op te slaan.

Hoe u uw taken duidelijker en beter beheersbaar maakt

Kijk naar je takenlijst. Zoek de taken die u als zelfstandige naamwoorden hebt genoteerd en voeg werkwoorden toe. Als u bijvoorbeeld 'arts' op uw lijst hebt geschreven, wat is dan de werkelijke taak die ermee gepaard gaat? Moet u uw arts bellen? Heb je een arts nodig? Mijn taak zou zijn: “Bel Dr. Goldberg, op 555-555-5555, om een ​​jaarlijkse fysieke planning te plannen en te vragen of ik laboratoriumwerk nodig heb. Nadat mijn afspraak is gepland, plant u labs. ' Probeer het. Het kan zijn dat de app geen probleem is geweest. Het is dat wanneer u "dokter" op uw lijst ziet, u niet weet wat uw eerste stap zou moeten zijn.

[De get-georganiseerde tools waar u niet zonder zou moeten leven]

Bijgewerkt op 18 oktober 2019