Hoe u een voorsprong krijgt op het belastingseizoen

Een ordentelijke administratie is misschien niet het meest interessante project voor een volwassene met een aandachtstekort hyperactiviteitsstoornis (ADHD) om te ondernemen, maar ik heb door harde ervaring geleerd dat het zo moet zijn gedaan. Met belastingtijd voor de boeg is het nog belangrijker dan ooit om een ​​voorsprong te hebben op persoonlijke archivering.

Hier is mijn methode voor het omgaan met financiële bestanden.

Ik gebruik twaalf mappen, één voor elke maand. De map December is rood. Nadat de januari-rekeningen zijn betaald, haal ik de inhoud van de andere 11 mappen en rangschik ze volgens het belastingschema waarvoor ze nodig zijn, zet ze er dan in december in map. Als ik klaar ben om met de belastingaangifte te beginnen, is alles precies waar het moet zijn - op één plek en gemakkelijk toegankelijk.

Ik bewaar een kopie van de belastingaangifte van het voorgaande jaar met de map December zodat ik hiernaar kan verwijzen bij het opstellen van de belastingaangiften van het volgende jaar. De kopie en de "bewijs" -documenten worden bewaard in een archiefkast met twee laden die de basis vormt onder de boekenkast van een advocaat.

[De ADHD-vriendelijke gids voor het indienen van belastingen]

Kritieke documenten

Voor de andere documenten die ik moet bewaren, maak ik mappen gemarkeerd door categorie. We plaatsen gevoelige documenten (akten, geboorte- en huwelijkscertificaten, aandelencertificaten, obligaties, enz.) In een kluis zodra ze worden ontvangen. Het is moeilijk te geloven wat het gedoe is wanneer een obligatie verloren gaat. Hoewel de originelen in de kluis liggen, bewaar ik kopieën van obligaties in een notitieblok (in bladbeschermers met een opening aan de bovenkant). Originele verzekeringspolissen liggen ook in de kluis, maar kopieën van de aangiftepagina's worden bewaard in het notitieboek.

Omdat ik drie medische verzekeraars heb, heb ik één Pendaflex-map met 'Medisch' op het tabblad met drie bestandsmappen, één voor elke vervoerder. Wanneer claims zijn verwerkt en het verschuldigde saldo (indien aanwezig) is betaald, kopieer ik de laatste factuur en voeg ik deze toe aan het formulier met voordelen. De originele medische rekening wordt in de map geplaatst voor de maand waarin deze is betaald.

Garanties voor apparaten en apparatuur worden bewaard in een andere notebook. Als een apparaat uit het huishouden wordt verwijderd, horen de garantiepapieren erbij. Als het artikel wordt weggegeven, wil de nieuwe eigenaar informatie over vervangende onderdelen, toch?

Projectmappen worden gelabeld en in hangmappen in de archiefkast geplaatst. Deze worden opgeslagen in de maandelijkse mappen voor eenvoudige toegang. Op dit moment zijn dit mijn kerk, het plaatselijke seniorencentrum, de hulpdiensten van de brandweer, de vrouwenclub en mijn persoonlijke projecten. We hebben huisdieren, dus we bewaren hun inentingen en andere gegevens in een map met het label 'Huisdieren'.

[Hoe u uw geld kunt beheren met ADHD]

Projecten waarvoor ik meer informatie nodig heb, zoals protesteren tegen een rekening, worden bewaard in de map 'In behandeling' aan de voorkant van de archiefdoos. Ik plaats een notitie over de follow-up ervan in mijn Day-Timer.

Een map "Wat mijn familie moet weten" wordt voor in de bestandsbox bewaard. Het bevat een volledige lijst van de locatie van testamenten, verzekeringspolissen en dergelijke die nodig kunnen zijn als er iets met mijn man of mij is gebeurd.

Kleur codering

Ik streefde naar een systeem dat gemakkelijk zou werken, weinig onderhoud nodig had en door mijn man zou kunnen worden gebruikt als ik er niet was om het aan te pakken. Mijn "File Box" is een van die melkkratten gemaakt van plastic die te vinden zijn op Wal-Mart of Kmart. De mijne is ingesteld om mappen op te hangen.

Ik doe rekeningen betalen, belastingvoorbereiding en accountbeheer voor klanten, dus elke klant heeft een bestandsconfiguratie zoals die van mij, maar de archieven van twee of drie klanten worden in elk melkkrat bewaard. Mijn hangende mappen en bestandsmapinvoegsels zijn geel. De hangmappen van elke klant hebben bijpassende kleuren. Alles wat verkeerd is opgeslagen, wordt onmiddellijk opgemerkt en de map kan naar zijn plek worden verplaatst. Op dit moment, inclusief mijn persoonlijke mappen en de gegevens van mijn klant, gebruik ik vier melkkratten. Mijn man bouwde een rollende hoes die over de bovenkant rolt, dus ik heb een extra werkoppervlak op kantoor. Ik rol het uit de weg als ik toegang nodig heb tot de kratten, die op de vloer staan.

[Gratis download: 19 manieren om deadlines te halen]

Wat voor soort beloning kun je jezelf geven om dat archiveren voor elkaar te krijgen? (Ik heb mezelf getrakteerd op een nieuw softwareprogramma.) Ja, je koopt jezelf om om iets te doen dat toch moet worden gedaan, maar die van ons met ADHD kan vaak beter scherpstellen wanneer er een "wortel aan het einde van de stok" is. Ik stel voor dit artikel op uw "Moet worden gedaan" te plaatsen lijst.

Bijgewerkt op 6 maart 2018