Navigeren in een zee van papier

“Ik heb te maken met veel papieren uit veel verschillende bronnen - papieren van mijn studenten, schoolkranten van mijn kinderen, post die al dan niet belangrijk is, en gewoon dingen. Het maakt dat ik wil huilen alleen maar om te bedenken hoe deze stukjes papier mijn leven lijken te beheersen. Wat kan ik doen? ”- VMT, Maryland

Jij bent de baas over het papier, het is niet de baas over jou. Je hebt alle controle en macht; het papier heeft niets behalve wat je het geeft. Als je dat eenmaal echt begrijpt, wordt het gemakkelijker om al het papier dat in je leven komt te verwerken.

De eerste stap is om de papieren door te nemen en precies te zien wat je hebt. Categoriseer uw papieren en maak een plaats voor elke papiersoort. Ga elke dag door je post en houd een grote prullenbak of prullenbak bij de hand - wees niet bang om te pitchen. Een prullenbak is een van de meest onderbenutte organisatorische hulpmiddelen die we allemaal beschikbaar hebben.

Schrijf naar Mail Preference Service, c / o Direct Marketing Association, P.O. Box 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, om je naam van ongewenste e-maillijsten te krijgen.

Zorg ervoor dat u alle variaties van de spelling van uw naam opneemt en schrijf ze minstens één keer per jaar. Dit zal uw ongewenste e-mail niet volledig elimineren, maar het zal met ongeveer 40% verminderen.

Bel 1.888.5.OPT.OUT om uw naam te laten verwijderen uit creditcardaanvraaglijsten. Als u selectief catalogi uit uw e-mail wilt verwijderen, knipt of scheurt u eenvoudig het adresetiket van de catalogus, trek een lijn door uw adres, schrijf 'Verwijder mij van uw mailinglijst' en mail het naar de bedrijf. Ze zullen je naam graag van hun lijst verwijderen.

Het bijhouden van de papieren van uw kinderen kan net zo eenvoudig zijn als elk kind zijn / haar eigen IN-mand of dienblad geven. Aangezien de papieren elke dag van school binnenkomen, is het kind (afhankelijk van de leeftijd) verantwoordelijk voor het in de mand gooien van de papieren. Een klant van mij heeft foto's van haar dochters aan hun manden bevestigd in plaats van hun naam te gebruiken om te identificeren welke mand bij welk kind hoorde. Het hebben van afzonderlijke manden of laden voorkomt dat het papier van de kinderen wordt vermengd met de andere papieren die het huis binnenkomen.

Mijn veronderstelling is dat je papieren hebt van je studenten die actie van jouw kant vereisen - om te lezen of te beoordelen of te beoordelen. Maak een actiegebied in de buurt van waar u die actie uitvoert. Als u bijvoorbeeld aan de papieren van uw studenten aan een bureau werkt, maakt u een actiebalk op of bij het bureau, zodat wanneer u gaat zitten om die actie uit te voeren, alle papieren die u nodig hebt zich op één locatie bevinden. Het is ook belangrijk om een ​​Out-gebied voor uw actiedocumenten te maken, zodat u in één oogopslag weet welke papieren nog actie vereisen en welke niet.

Als je meestal actie onderneemt op de papieren van je studenten in de keuken, of ze 's avonds' s avonds bekijkt woonkamer terwijl u televisie kijkt, maak dan die actie- en uitruimte in de keuken of woonkamer kamer. Een van mijn klanten beoordeelde haar post 's avonds in de woonkamer, dus we hebben een doos voor haar gemaakt. De doos bevatte alles wat ze nodig had om haar e-mail te verwerken, inclusief mappen, dus terwijl ze haar e-mail doorliep, liet ze elk stuk gewoon in de juiste map vallen. Toen ze klaar was, legde ze letterlijk het deksel weer op de doos en legde de doos op de vloer naast haar stoel. Zelfs als ze een paar dagen niet door de doos ging, stond alles op haar te wachten toen ze er aan toe kwam. Je kunt eenvoudig iets vergelijkbaars maken om de papieren van je studenten te verwerken - met alles wat je nodig hebt verwerk het papier handig, of het nu gaat om pennen, stiften, gummen, stickers, lijm, plakband, nietjes, nietjes verwijderaar, etc.

Als u dit gebied aan uw bureau maakt, gaan deze items in een lade; Als u dit gebied in uw woonkamer maakt, kunt u ook een doos gebruiken.

Er zal altijd e-mail zijn die u niet meteen kunt categoriseren of waar u een beslissing over kunt nemen, dus het is prima om een ​​gebied of map te hebben voor die papieren waar u naar terug moet gaan. De sleutel is om dat gebied of die map elke week te bekijken en op te ruimen - maak een beslissing over de items die u kunt.

Omdat papieren zich snel ophopen, is het van cruciaal belang om inkomende papieren bij te houden. Plan een tijdstip in om uw post en inkomende papieren elke dag of avond te doorlopen, zodat het niet op elkaar staat en een enorme stapel worden - het is gemakkelijker om elke dag een kleine stapel te doorlopen dan één keer in de zoveel weken. Het is veel minder overweldigend en neemt minder tijd uit je dag.

Bijgewerkt op 16 oktober 2009