Een rommelig kantoor temmen

Het is belangrijk dat u zich realiseert dat organiseren een proces is en dat het echt nooit 'klaar' is. U kunt een systeem maken dat nu voor u werkt, maar ik kan u garanderen dat het systeem periodiek moet worden aangepast om te blijven werken.

Bovendien is het van cruciaal belang dat u met elkaar praat en het eens wordt over hoe het kantoor eruit zou moeten zien - uw definitie van georganiseerd is ongetwijfeld anders dan die van hem. Maak ook ‘functiebeschrijvingen’ - leg elkaar vast hoe jullie elk zullen werken aan het organiseren en houden van het kantoor. "Ik zal voor u archiveren als u alles wat moet worden opgeslagen op één plaats zet" "Ik zal dit gebied vrijhouden als u dat gebied vrijhoudt"

Hoewel je zijn werk misschien niet goed genoeg begrijpt om zijn technologische stukken en onderdelen te organiseren, kun je een archiefsysteem voor zijn boeken en papieren maken. Afhankelijk van het aantal boeken dat hij heeft, kan een optie zijn om de boeken en de boekenplanken in kleur te coderen.

Categoriseer de boeken op onderwerp en wijs de categorie een kleur toe. Koop kleine gekleurde stippen bij een kantoorwinkel, leg de stip op de rug van het boek en leg dezelfde stip op de juiste plank van de boekenkast. Het is dan gewoon een kwestie van bijpassende kleuren om de boeken op de juiste plank te krijgen. Alle XXX-boeken zouden bijvoorbeeld een blauwe stip hebben en zich op de blauwe plank van de boekenkast bevinden.

Het gebruik van dit systeem maakt het niet alleen eenvoudig om de boeken die hij momenteel bezit te verwijderen, maar het vertelt hem ook waar hij de nieuwe boeken die hij koopt, kan opbergen. Zorg ervoor dat je een legende maakt en plaatst, zodat je weet welke kleur gelijk is aan welke categorie en je dit niet hoeft te onthouden.

Begin voor zijn kantoordocumenten met twee eenvoudige categorieën, Actie en Referentie. Maak een gebied voor referentie om te bewaren: een lade, een bak, een doos, het deksel van een doos, een mand, etc. zodat hij die papieren die in die container moeten worden bewaard, kan laten vallen en jij hem voor hem kunt archiveren. U zult waarschijnlijk in het begin moeten samenwerken om de referentiebestanden te maken, vooral als u zijn werk niet begrijpt. Zorg ervoor dat u begint met brede categorieën als bestandsnamen, maar blijf uit de buurt van Diversen, Referentie, etc.

Vergeet ook niet om de categorieën te maken op basis van hoe de informatie zal worden gebruikt en niet waar het vandaan komt. Bestandsnamen zoals ‘E-mails’, ‘Websites’ en ‘Artikelen’ zijn nutteloos; ze vertellen je niet wat er in het bestand staat, ze vertellen je alleen waar de informatie vandaan komt. Zijn Action-bestanden moeten dicht bij hem worden bewaard, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn terwijl hij aan het werk is.

Als hij geen laden in zijn bureau heeft waar hij de bestanden in kan stoppen, koop dan een klein kastje dat hij kan dicht bij zijn bureau blijven of hem een ​​bureaubladsorteerder geven zodat hij zijn huidige bestanden op zijn bureau kan bewaren. Als zijn projecten zich niet lenen voor bestanden, kunt u kijken naar een literatuursorteerder, een reeks ‘cubbies’, waarin hij zijn projecten comfortabel en netjes kan opslaan. Ze zijn er in verschillende maten en zijn gemakkelijk te vinden in winkels en catalogi voor kantoorbenodigdheden.

Bijgewerkt op 18 juni 2009